Entreprendre un projet de veille : la voie vers le succès

Votre domaine d’activité est en constante évolution. Pour en maîtriser les codes, vous voulez et devez connaître les tendances, savoir quelles sont les meilleures pratiques, voir venir les innovations et vous y arrimer, voire les devancer, et prendre des décisions à la fois fondées et porteuses. Démarrer un projet de veille informationnelle peut vous aider à combler tous ces besoins. Voici comment entreprendre un tel projet sur de bonnes bases.

Connaître les préalables

La veille est « un processus dynamique et rigoureux de surveillance, de gestion et de diffusion d’une information récente et pertinente permettant d’anticiper les enjeux et de faciliter la prise de décisions des acteurs concernés » [1].

Dynamique? Le processus de veille comprend cinq étapes : planification, collecte, analyse et traitement, diffusion et utilisation, évaluation et amélioration continue [2]. Ce processus actif n’est pas linéaire, il est circulaire et itératif.

Rigoureux? À chaque étape sa rigueur, qu’il s’agisse du choix des sources, de la chasse aux revues prédatrices, du choix d’outils efficaces et sécuritaires, de la sélection des informations à retenir, du respect de l’éthique ou du droit d’auteur.

Récente? À la différence d’une recherche documentaire, qui permet de faire le point rétrospectif sur une question, la veille est un processus continu qui permet de se tenir au courant des derniers développements dans un domaine.

Pertinente? Qu’il s’agisse des sources surveillées, des informations colligées, du processus de veille ou du livrable diffusé, tous ces éléments sont ciblés et adaptés à vos objectifs comme à votre public cible.

S’inspirer des meilleures pratiques

Les meilleures pratiques s’appliquent à toutes les étapes d’un projet de veille. Voici un aperçu de cinq pratiques relatives à l’implantation d’un tel projet :

• S’assurer que la veille envisagée a le potentiel de répondre aux besoins informationnels stratégiques de votre organisation en devenant connaissance d’action [3]. Concrètement, cela signifie, par exemple, de s’arrimer solidement au plan stratégique et aux objectifs de l’organisation.
• Réaliser un inventaire des ressources disponibles et requises : ressources humaines et financières bien sûr, mais aussi ressources informationnelles. Par ressources informationnelles, on entend aussi bien les outils technologiques déjà en vigueur dans votre organisation que ceux qui sont compatibles avec vos exigences et contraintes en matière de sécurité. Ces ressources comprennent également les sources d’information pertinentes et crédibles afférentes à votre thématique de veille.
• Consigner l’ensemble des démarches en utilisant deux outils complémentaires : un référentiel et un tableau de bord (https://extranet.santecom.qc.ca/wiki/!biblio3s/_media/bo-veille.xlsx), tel que celui proposé par l’Institut national de santé publique du Québec.
• Préparer un plan de communication avec les informations que vous connaissez déjà et le mettre à jour à intervalle régulier : cela permet de ne rien négliger en matière de promotion, car vous n’en ferez jamais trop sur ce plan!
• Parce que le processus d’amélioration continue est tributaire de la qualité et de la ponctualité de l’évaluation, il convient de planifier les éléments de cette évaluation lors de l’implantation : indicateurs, moyens de les alimenter et de les utiliser pour les faire fructifier.

Planifier, planifier, planifier

Dans le feu des urgences quotidiennes, le premier réflexe consiste souvent à plonger directement dans l’action, au détriment de la planification. Or, en matière de veille comme dans d’autres domaines, dans une perspective d’amélioration continue, la planification revient de façon itérative dans un cycle, permettant à tout projet de mettre à profit les résultats de l’évaluation périodique.

Votre domaine d’activité s’exerce dans un environnement en constante mutation : la planification de la veille devient l’écho de ce mouvement en s’y adaptant de manière agile. Comment? En ajustant périodiquement les balises du projet de veille, en mettant régulièrement les sources à jour, en alignant au besoin la forme et le fond du livrable aux attentes du public cible.

Se faire accompagner pour partir du bon pied

Pour vous permettre de démystifier le processus et de partir du bon pied, Cogniges vous offre la formation en ligne « Démarrer une veille », ou encore une formation sur mesure. En outre, Cogniges peut vous accompagner tout au long de l’implantation de votre projet, et ce dans les domaines suivants : santé, technologies de la santé, pharmaceutique, technologies et services.

À lire également

• Veiller en santé et services sociaux : processus de veille 2.0
• Veille stratégique : cinq des meilleures pratiques
• Démarrer une veille informationnelle

Références

[1] Communauté de pratique de veille en santé et services sociaux du Québec (2022, rév.). Charte de collaboration. https://praxis.encommun.io/n/rgVPerJAoKX7Le-0Tr5G4YjgieI/

[2] Jamet, V, Pitre, M. C. et Bélanger, C. (2024). Les étapes d’un processus de veille en santé et services sociaux : version 2.0. Communauté de pratique de veille en santé et services sociaux du Québec (CdPveille3S). https://praxis.encommun.io/n/X3SLZR32qZ0a__wthq7a7ZC39L0/

[3] Drevon, E. (2023). Les utilités de la veille stratégique : une étude par théorie ancrée. Études de communication, 60(1), 37-54. https://shs.cairn.info/revue-etudes-de-communication-2023-1-page-37?lang=fr