Cinq bonnes pratiques de veille
En tant que clé de l’intelligence informationnelle et d’affaire, la veille ou vigie « est un outil d’information qui vous permet de rester connecté en continu sur votre environnement, quel qu’il soit. C’est un processus d’analyse d’informations qui vous permet de savoir afin de prévoir et d’agir avec aplomb. ». Cogniges offre des services de veille, mais offre également de la formation sur mesure. Que vous soyez intéressés par l’un ou l’autre de ces services, ou encore par simple curiosité, découvrez cinq des meilleures pratiques de veille.
Un cycle de veille en 5 étapes
Cogniges fait partie de la Communauté de pratique de veille en santé et services sociaux (CdPveille3S) depuis 2018. Les professionnelles et professionnels de l’information membres de la Communauté ont adopté un modèle de cycle de veille qui comprend cinq étapes :
- Planification
- Recherche, surveillance et collecte
- Analyse et traitement
- Diffusion
- Évaluation
À la faveur d’un congrès, la Communauté a publié une affiche sur les meilleures pratiques en matière de veille, pratiques réparties selon chacune des cinq étapes de ce cycle [1]. Bien que ces pratiques soient toutes pertinentes et importantes, aux fins de cet article, nous en avons sélectionné une, essentielle, pour chaque étape.
1. Planification : soutenir la mission de son organisation
Pour pouvoir être qualifiée de stratégique, la veille doit répondre à des besoins informationnels stratégiques de votre organisation tout en recélant le potentiel de devenir connaissance d’action pour vous, clients de cette veille [2]. Ce double arrimage vous permet alors d’atteindre les objectifs attendus, soit : anticiper les évolutions, mieux comprendre votre environnement, vous adapter aux changements, vous inspirer des meilleures pratiques, alimenter votre réflexion, stimuler l’innovation, réduire l’incertitude, légitimer ou soutenir votre prise de décision et contrôler la réputation de votre organisation.
2. Recherche, surveillance et collecte : se baser sur des critères objectifs pour évaluer les sources et les informations
Une fois le projet de veille arrimé aux objectifs stratégiques de votre organisation, les sources d’information qui alimenteront ce projet doivent être rigoureusement sélectionnées, tout comme le seront les informations puisées dans ces sources [3]. Voici les critères incontournables qui tisseront le tamis : pertinence, public cible, autorité et crédibilité, fiabilité, validité, exactitude et actualité. Les professionnelles et professionnels de l’information sont dûment formés pour exercer cette analyse critique et vous livrer des résultats de qualité.
3. Analyse et traitement : apporter de la valeur ajoutée
Une fois alimentée à l’aide d’informations judicieusement sélectionnées, la veille va connaître un polissage visant à optimiser sa valeur ajoutée pour devenir connaissance d’action. Ce polissage passe par la « rédaction de livrables adaptés au profil et pratiques informationnelles des destinataires et au type de veille concerné : étalonnage (benchmark), état de situation, note de synthèse, etc. » [4].
4. Diffusion : accompagner le produit de veille
Lorsque le produit de veille est prêt à être diffusé, il va bien sûr l’être auprès de l’ensemble des clients directs de ce produit. Si cette diffusion est essentielle, elle constitue pourtant seulement une partie de la stratégie gagnante d’accompagnement pour atteindre l’ensemble des objectifs. Voici quelques-unes des composantes complémentaires qui gagneront à être déployées :
- Présenter et représenter régulièrement le projet et le produit en personne à l’interne, pour conserver un arrimage et un intérêt continus auprès du public cible. Pour ce faire, ne pas hésiter à faire équipe avec des personnes relais ou des contributeurs [5].
- Utiliser l’ensemble des canaux internes pour annoncer chacun des livrables et en donner un aperçu : intranet, outils collaboratifs, infonuagique, bulletins d’information, etc.
- Mettre à profit le site Web de l’organisation et les réseaux sociaux pour effectuer la promotion externe lorsque le produit de veille est accessible au grand public.
- Exploiter et enrichir le plan de communication associé au projet.
5. Évaluation : susciter une rétroaction de la clientèle
Votre projet de veille suit son cours, le produit est régulièrement livré au public cible. Pour que la veille reste stratégique, elle doit faire l’objet d’une évaluation. Concrètement, cela signifie que l’équipe doit recueillir des indicateurs clés de performance, mais aussi solliciter la rétroaction de la clientèle, au moyen de questionnaires ou de rencontres, afin d’assurer la pertinence et la pérennité du projet, alors arrimé en continu sur les besoins [1, 5].
En outre, tout en respectant les règles d’éthique et la confidentialité des mandats, les veilleurs gagnent à participer à des réseaux de pairs — tels que la CdPveille3S — qui constituent des « viviers d’inspiration » en matière de meilleures pratiques au service de leur clientèle respective [5].
Références
[1] Communauté de pratique de veille en santé et services sociaux du Québec. (2017). La veille à valeur ajoutée : nos meilleures pratiques [affiche]. Congrès des professionnels et professionnelles de l’information, Montréal, 11-13 octobre 2017. https://praxis.encommun.io/media/notes/note_865/affiche_cdp_congrescpi_2017-10-10_final.pdf
[2] Drevon, E. (2023). Les utilités de la veille stratégique : une étude par théorie ancrée. Études de communication, 60(1), 37-54. https://www.cairn.info/revue-etudes-de-communication-2023-1-page-37.htm
[3] Cogniges. (2023). Sources d’information : critères de choix pour une recherche documentaire ou une veille probante. https://cogniges.com/fr/article-disp.asp?i=15
[4] Association des professionnels de l’information et de la documentation. (2023). Veilleur.euse analyste. ADBS.
[5] Dupin, C. (2022). Comment dynamiser son dispositif de veille. Archimag, Guide pratique « Réussir ses projets de veille », 8-10. https://www.archimag.com/le-kiosque/guides-pratiques/gp-72/reussir-projets-veille/PDF