Veille informationnelle

5 octobre 2020

Pour qu'un système de veille rivalise d'efficacité, réponde adéquatement aux besoins des usagers et soit un succès, le processus de veille doit être en adéquation avec l'organisation pour laquelle il est créé. Dans la norme intitulée Prestation de veille et prestations de mise en place d’un système de veille l'agence de normalisation française (AFNOR) indique ceci :

« Le bon fonctionnement d’un tel système dans l’organisme nécessite qu’il soit en parfaite adéquation avec sa culture.  Aussi, le prestataire chargé de mettre en place un système de veille dans l’organisme doit s’adapter à ses spécificités et à ses particularités, notamment humaines. »

En mars 2020, j'ai eu le plaisir de présenter, à la Fédération des milieux documentaires (FMD), un webinaire dont le sujet était comment démarrer une veille informationnelle. Une partie de la présentation traitait des meilleures pratiques lors de la mise en place d'un processus de veille. En voici quelques-unes :

  • Obtenir l’aval et le soutien de son organisation et de son gestionnaire.
  • S’arrimer au plan stratégique ou à un autre document fondamental de l’organisation/service (et suivre les mises à jour chaque année)
  • Identifier des alliés influents et des partenaires (à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation)
  • Prévoir une démarche pour récupérer de l’information informelle (ex. courriel périodique envoyé à vos collègues leur demandant s'ils ont déniché une information intéressante lors d’une participation à un congrès)
  • Définir les stratégies de communication (analyse des mécanismes de diffusion de l’info dans votre organisation)
  • Tenir un journal de bord (notez les décisions prises et les raisons pour toute la durée de la veille)
  • Prévoir un mécanisme de rétroaction, une façon de communiquer avec les usagers pour rester centré sur leurs besoins qui changeront certainement et faire évoluer le processus de veille en conséquence

Ces bonnes pratiques vous arriment sur le plan stratégique de l'organisation et aux besoins changeant des usagers, elles sont un bon guide pour la conception d'un processus de veille entrainant le succès. Comme le dit souvent une de mes clientes, le succès engendre le succès. Une veille qui répond adéquatement à un besoin d'information attirera d'autres demandes de projets de veille informationnelle.

Références :